【GAS】問い合わせメールをスプレッドシート一覧で共有してLINEにも流す①

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BtoCかつ小規模の会社さんなどで、意外と厄介になるのが問い合わせメール。
誰かが専任で担当していればよいのですが、複数の人が見てたりすると「あれ、返信してない?」「Bさんの担当じゃなかったっけ?」「問い合わせを1週間放置していた……!!」のようなことになって混乱、というのはわりと見かけるパターンです。

メール共有ソフトを使えばよいのですが、「そんな予算はない!」ということも多いですよね。
じゃあ作っちゃいましょう。

今回作るものはこんなイメージ

お客様が問い合わせメールを送る

LINEに通知がくる

メールが一覧にまとめられる

(※実際の内部処理の順番とは異なります)

では作っていきましょう。1から丁寧に解説していきますよ~。
今回使うのは以下の3つです。

Gメールの用意

まずは、お問い合わせメールをGメールで取得します。
(お問い合わせメールが元々Gメールならこの工程は飛ばします。)

ドメインメールの場合は、以下のどちらかです。

  • 問い合わせメールにラベルをつけ、転送設定をする
  • pop設定でGメールで指定ドメインメールを受信するようにする

なんにしても、Gメールで問い合わせフォームに来たメールを読み取れればok!

グーグルスプレッドシートの用意

今回はグーグルスプレッドシート(とGAS)が最大のキモです。まずはスプレッドシートで基盤を作ります。
とりあえず例として
「受信日時」「メールタイトル」「送信元」「送信元2」「お問い合わせ内容(メール本文)」を取得することにします。
またGAS的には必要ないですが、問い合わせ対応のチェック用として「担当者」「対応状況」「回答」という行も足しておきます。
こんな感じのスプレッドシートができました。

GASの設定

次に「ツール」→「スクリプトエディタ」へと進みます。
するとこんな画面になります。ここにGASのスクリプトを書き込んでいきます。
最初から書いてある

の部分は消してしまってください。



今回記入するのはこんな感じです。(とりあえずコピペしてしまいましょう)

さてここからは、ちょっとカスタマイズが必要な部分。
先ほどのスクリプトの

この部分はそれぞれの内容にあわせて変更する必要があります。
「スプレッドシートURL」は、ご自身が現在作っているスプレッドシートのURLを貼り付けてください。
「スプレッドシートの名前」は、少しだけ注意が必要で、ファイルの名前ではなくシートの名前です。触っていなければ「シート1」とかだと思います。
「抽出条件」は一覧化したいメールの抽出条件で、例えばラベル名などを記入します。
未読のメール全て抽出とかの場合はvar strTerms = ‘(is:unread “*”)’;とか。
条件が欠けたらファイルを保存します。保存名は自分でわかるなら何でもいいです。
保存したら▶の「実行」ボタンを押します。するとこんな感じのポップアップが出ます。

「許可を確認」をクリックし、対応するGメールアカウントを連携してください。
(中途で警告がでるかもしれませんが、全部許可してOKです)
連携が完了すると、「メールをスプレッドシートに一覧で記録する」準備が整いました。
実行すると、先ほど設定した条件にあうメールが次々記録されていくと思います。

定期的なメールの取得

さて、これでメールを取得する一覧はできたわけですが、このままだと新規メールを受け付けても手動実行しない限り反応しません。
それでは困るので、この実行を定期的に自動で行うよう設定します。
スクリプト側を開き、上のツールバーから「現在のプロジェクトのトリガー」を押します。
すると新たな画面が現れます。

まず右下の「トリガーを追加」を選択。
すると入力画面が出てきます。

「実行する関数を選択」は、今回動かしたい関数名を選びます。
コードの部分で名前をmailandLineと定義しましたので、「mailandLine」を選びます。
実行するデプロイを選択はそのまま。イベントのソースを選択は「時間手動型」にします。
時間ベースのトリガーのタイプを選択、と時間の間隔を選択(分)は、それぞれの必要にあわせて設定します。
ここで設定した時間ごとに、新規メールを取得するので、とにかく即時反映させたい場合は短いスパンに、特に急がない場合は長いスパンにします。
※ただ、あまり短くするとGASのリクエスト回数上限にひっかかる可能性があるので、15分置き~支障がない限り長ければ長いほどいいかなという気はします。
最期に右下の「保存」を押すと、トリガー設定が完了です。

これで、メールを定期的に取得して一覧にまとめる部分が作り終わりました。
業務の仕方によっては、これだけあれば大丈夫!という感じだと思います。

区切りがよいので今回はここまで。
②で、この新規メールをLINEに流してお知らせする方法を書きます

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