【GAS】問い合わせメールをスプレッドシート一覧で共有してLINEにも流す①

BtoCかつ小規模の会社さんなどで、意外と厄介になるのが問い合わせメール。
誰かが専任で担当していればよいのですが、複数の人が見てたりすると「あれ、返信してない？」「Bさんの担当じゃなかったっけ？」「問い合わせを1週間放置していた……！！」のようなことになって混乱、というのはわりと見かけるパターンです。

メール共有ソフトを使えばよいのですが、「そんな予算はない！」ということも多いですよね。
じゃあ作っちゃいましょう。

今回作るものはこんなイメージ

お客様が問い合わせメールを送る
↓
LINEに通知がくる
↓
メールが一覧にまとめられる

（※実際の内部処理の順番とは異なります)

では作っていきましょう。1から丁寧に解説していきますよ～。
今回使うのは以下の3つです。

1 Gメールの用意
2 グーグルスプレッドシートの用意
3 GASの設定
4 定期的なメールの取得

Gメールの用意

まずは、お問い合わせメールをGメールで取得します。
(お問い合わせメールが元々Gメールならこの工程は飛ばします。)

ドメインメールの場合は、以下のどちらかです。

問い合わせメールにラベルをつけ、転送設定をする
pop設定でGメールで指定ドメインメールを受信するようにする

なんにしても、Ｇメールで問い合わせフォームに来たメールを読み取れればok!

グーグルスプレッドシートの用意

今回はグーグルスプレッドシート(とGAS)が最大のキモです。まずはスプレッドシートで基盤を作ります。
とりあえず例として
「受信日時」「メールタイトル」「送信元」「送信元2」「お問い合わせ内容(メール本文)」を取得することにします。
またGAS的には必要ないですが、問い合わせ対応のチェック用として「担当者」「対応状況」「回答」という行も足しておきます。
こんな感じのスプレッドシートができました。

GASの設定

次に「ツール」→「スクリプトエディタ」へと進みます。
するとこんな画面になります。ここにGASのスクリプトを書き込んでいきます。
最初から書いてある

function myFunction() {
  
}

function myFunction() {

}

の部分は消してしまってください。

今回記入するのはこんな感じです。(とりあえずコピペしてしまいましょう)

function mailandLine () {


  // グーグルスプレッドシートのURLをここに書き込む
  var sheet_url = 'スプレッドシートURL';
  // グーグルスプレッドシートのシート名をここに書き込む
  var sheet_name = 'スプレッドシートの名前';
  // 問い合わせメールの抽出条件
  var strTerms = '(抽出条件)';

  var existence_check = true;


  var ss = SpreadsheetApp.openByUrl(sheet_url);
  var sheet = ss.getSheetByName(sheet_name);
  var existence_keys = fetchExistenceKeys();
  var mail_data = fetchMailData();
  for (var i = 0; item = mail_data[i]; i++) {
    if (existence_check && existsData(item)) {
      continue;
    }
    sheet.appendRow(itemToRow(item));
  }  

  function fetchExistenceKeys () {
    var existence_keys = {};
    var sheet_data = sheet.getDataRange().getValues();
    for (var i = 0; row = sheet_data[i]; i++) {
      existence_keys[generateKey(rowToItem(row))] = true;
    }
    return existence_keys;
  }

  function existsData (item) {
    if (existence_keys[generateKey(item)]) {
      return true;
    }
    return false;
  }

  function generateKey (item) {
    var key = item['date'] + '_' + item['subject'] + '_' + item['from'] + '_' + item['to'];
    // Logger.log(key);
    return key;
  }

  function rowToItem (row) {
    var item = {};
    item['date'] = row[0];
    item['subject'] = row[1];
    item['from'] = row[2];
    item['to'] = row[3];
    return item;
  }

  function itemToRow (item) {
    var row = [];
    row[0] = item['date'];
    row[1] = item['subject'];
    row[2] = item['from'];
    row[3] = item['to'];
    row[4] = item['body'];
    return row;
  }

  function fetchMailData () {
    var result = [];
    var threads = GmailApp.search(strTerms);
    for (var i = 0; it = threads[i]; i++) {
      var messages = it.getMessages();
      for (var j = 0; message = messages[j]; j++) {
        var item = {};
        item['date'] = message.getDate();
        item['subject'] = message.getSubject();
        item['from'] = message.getFrom();
        item['to'] = message.getTo();
        item['body'] = message.getBody();
        result.push(item);
      }
    }
    return result;
  }  
}

function mailandLine () {

// グーグルスプレッドシートのURLをここに書き込む

var sheet_url = 'スプレッドシートURL';

// グーグルスプレッドシートのシート名をここに書き込む

var sheet_name = 'スプレッドシートの名前';

// 問い合わせメールの抽出条件

var strTerms = '(抽出条件)';

var existence_check = true;

var ss = SpreadsheetApp.openByUrl(sheet_url);

var sheet = ss.getSheetByName(sheet_name);

var existence_keys = fetchExistenceKeys();

var mail_data = fetchMailData();

for (var i = 0; item = mail_data[i]; i++) {

if (existence_check && existsData(item)) {

continue;

}

sheet.appendRow(itemToRow(item));

}

function fetchExistenceKeys () {

var existence_keys = {};

var sheet_data = sheet.getDataRange().getValues();

for (var i = 0; row = sheet_data[i]; i++) {

existence_keys[generateKey(rowToItem(row))] = true;

}

return existence_keys;

}

function existsData (item) {

if (existence_keys[generateKey(item)]) {

return true;

}

return false;

}

function generateKey (item) {

var key = item['date'] + '_' + item['subject'] + '_' + item['from'] + '_' + item['to'];

// Logger.log(key);

return key;

}

function rowToItem (row) {

var item = {};

item['date'] = row[0];

item['subject'] = row[1];

item['from'] = row[2];

item['to'] = row[3];

return item;

}

function itemToRow (item) {

var row = [];

row[0] = item['date'];

row[1] = item['subject'];

row[2] = item['from'];

row[3] = item['to'];

row[4] = item['body'];

return row;

}

function fetchMailData () {

var result = [];

var threads = GmailApp.search(strTerms);

for (var i = 0; it = threads[i]; i++) {

var messages = it.getMessages();

for (var j = 0; message = messages[j]; j++) {

var item = {};

item['date'] = message.getDate();

item['subject'] = message.getSubject();

item['from'] = message.getFrom();

item['to'] = message.getTo();

item['body'] = message.getBody();

result.push(item);

}

return result;

}

さてここからは、ちょっとカスタマイズが必要な部分。
先ほどのスクリプトの

  // グーグルスプレッドシートのURLをここに書き込む
  var sheet_url = 'スプレッドシートURL';
  // グーグルスプレッドシートのシート名をここに書き込む
  var sheet_name = 'スプレッドシートの名前';
  // 問い合わせメールの抽出条件
  var strTerms = '(抽出条件)';

// グーグルスプレッドシートのURLをここに書き込む

var sheet_url = 'スプレッドシートURL';

// グーグルスプレッドシートのシート名をここに書き込む

var sheet_name = 'スプレッドシートの名前';

// 問い合わせメールの抽出条件

var strTerms = '(抽出条件)';

この部分はそれぞれの内容にあわせて変更する必要があります。
「スプレッドシートURL」は、ご自身が現在作っているスプレッドシートのURLを貼り付けてください。
「スプレッドシートの名前」は、少しだけ注意が必要で、ファイルの名前ではなくシートの名前です。触っていなければ「シート1」とかだと思います。
「抽出条件」は一覧化したいメールの抽出条件で、例えばラベル名などを記入します。
未読のメール全て抽出とかの場合はvar strTerms = ‘(is:unread “*”)’;とか。
条件が欠けたらファイルを保存します。保存名は自分でわかるなら何でもいいです。
保存したら▶の「実行」ボタンを押します。するとこんな感じのポップアップが出ます。

「許可を確認」をクリックし、対応するGメールアカウントを連携してください。
(中途で警告がでるかもしれませんが、全部許可してOKです)
連携が完了すると、「メールをスプレッドシートに一覧で記録する」準備が整いました。
実行すると、先ほど設定した条件にあうメールが次々記録されていくと思います。

定期的なメールの取得

さて、これでメールを取得する一覧はできたわけですが、このままだと新規メールを受け付けても手動実行しない限り反応しません。
それでは困るので、この実行を定期的に自動で行うよう設定します。
スクリプト側を開き、上のツールバーから「現在のプロジェクトのトリガー」を押します。
すると新たな画面が現れます。

まず右下の「トリガーを追加」を選択。
すると入力画面が出てきます。

「実行する関数を選択」は、今回動かしたい関数名を選びます。
コードの部分で名前をmailandLineと定義しましたので、「mailandLine」を選びます。
実行するデプロイを選択はそのまま。イベントのソースを選択は「時間手動型」にします。
時間ベースのトリガーのタイプを選択、と時間の間隔を選択（分）は、それぞれの必要にあわせて設定します。
ここで設定した時間ごとに、新規メールを取得するので、とにかく即時反映させたい場合は短いスパンに、特に急がない場合は長いスパンにします。
※ただ、あまり短くするとGASのリクエスト回数上限にひっかかる可能性があるので、15分置き～支障がない限り長ければ長いほどいいかなという気はします。
最期に右下の「保存」を押すと、トリガー設定が完了です。

これで、メールを定期的に取得して一覧にまとめる部分が作り終わりました。
業務の仕方によっては、これだけあれば大丈夫！という感じだと思います。

区切りがよいので今回はここまで。
②で、この新規メールをLINEに流してお知らせする方法を書きます。

カテゴリー:コード・プラグイン

Gメールの用意

グーグルスプレッドシートの用意

GASの設定

定期的なメールの取得

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